SEKRETARIS

Sekretaris mempunyai tugas memberikan, melakukan koordinasi penata usahaan, pengelolahan urusan kepegawaian, keuangan, rumah tangga, perlengkapan, hubungan masyarakat, keprotokolan, surat-menyurat, melaksanakan penyusunan program kerja dan pelaporan, perjalanan dinas dan pelayanan administrasi lainnya kepada seluruh organisasi dalam lingkungan Dinas Sosial.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana maksud diatas, sekretaris mempunyai fungsi :

  1. Membantu kepala dinas dalam bidang tugasnya.
  2. Memimpin kegiatan kepala sub bagian yang ada dalam lingkungan dan bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugasnya.
  3. Menyusun rencana dan program serta pelaporan sesuai dengan kebijakan kepala dinas.
  4. Menyelenggarakan tata usaha kantor, urusan rumah tangga dinas dan hubungan
  5. Menyiapkan bahan pengelolahan administrasi kepegawaian.
  6. Menyiapkan bahan pengelolahan administrasi keuangan.
  7. Menyiapkan bahan pengurusan perlengkapan, pengadaan barang, surat-menyurat kearsipan dan dokumentasi.
  8. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepala dinas.
  9. Memberikan saran-saran dan pertimbangan-pertimbangan kepada kepala dinas tentang langkah-langkah yang perlu diambil dalam bidang tugasnya.

 

 

  • Sub Bagian Tata Usaha dan Keuangan

Sub bagian kepegawaian, umum dan perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan pengelolahan, urusan surat-menyurat urusan kepegawaian dan perlengkapan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana maksud diatas, sub bagian kepegawaian, umum dan perlengkapan mempunyai fungsi :

  1. Membantu sekretaris dalam bidang tugasnya.
  2. Mengumpulkan dan mengelolah data untuk penyusunan program kerja dan hasil pelaksanaan program kerja.
  3. Menyusun rencana dan program sub bagian kepegawaian, umum dan pelengkapan.
  4. Mencari, menghimpun dan mengelolah data dan informasi yang berhubungan dengan ketata usahaan dan kerumahtanggaan.
  5. Melaksanakan urusan surat-menyurat yang meliputi menerima dan membukukan serta mengklarifikasi surat-surat masuk, mendistribusikan surat-surat masuk setelah disposisi oleh kepala dinas, memantau surat-surat masuk yang sifatnya perlu penanganan segera.
  6. Melakukan urusan kearsip
  7. Melakukan urusan perlengkapan.
  8. Melaksanakan urusan perjalanan dinas.
  9. Menilai persentasi kerja staf berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai sebagai bahan peningkatan karier.
  10. Merencanakan penyusunan program kerja jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.
  11. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan secara akuntabilitas berdasarkan ukuran keberhasilan dan indikator kerja.
  12. Menyelenggarakan segala kegiatan pelayanan administrasi.
  13. Menerima dan mencatat surat-surat yang masuk dan menyampaikan kepada yang berkepentingan.
  14. Memperbanyak surat- menyurat sesuai kebutuhan.
  15. Menyimpan dan memelihara arsip.
  16. Mengurus perjalanan dinas.
  17. Menyelenggarakan hubungan masyarakat dan protok
  18. Mengurus dan menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana dinas.
  19. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan sekretaris.
  20. Melaksanakan tugas-tugas dibidang perlengkapan dan pengadaan barang yang diberikan sekretaris.
  21. Memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada sekretaris tentang langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang perlu dambil dalam bidang tugasnya.

Sub bagian keuangan mempunyai tugas melaksankan penyiapan penyusunan anggaran dinas, pembukuan, perhitungan anggaran, verifikasi, akuntasi perbendaharaan dan administrasi keuangan lainya dilingkungan Dinas Sosial. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana maksud diatas, sub bagian keuangan mempunyai fungsi :

  1. Melaksanakan, menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran pendapatan belanja daerah, pembekuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta perbendaharaan dan pelaporan keuangan.
  2. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh sekretaris dan memberikan saran-saran pertimbangan-pertimbangan kepada sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.

 

  • Sub Bagian Program dan Data

Sub bagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan mempunyai tugas melaksanakan, menyusun rencana dan program melaksanakan pengumpulan dan pengelolahan data, melakukan pemantauan dan pengendalian evaluasi serta pelaporan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana maksud diatas, sub bagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan mempunyai fungsi :

  1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan sesuai dengan bidang tugasnya.
  2. Membagi tugas, memberi petunjuk kepada staf agar melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan sehingga tercapai efektifitas pelaksanaan tugas.
  3. Mencari, menghimpun dan mengevaluasi permasalahan sesuai dengan bidang tugasnya.
  4. Melaksanakan perumusan kebijakan penyusunan rencana program pembangunan, pengendalian, monitoring dan evaluasi serta laporan.
  5. Menilai prestasi kerja staf berdasarkan hasil kerja yang telah dicapai sebagai bahan peningkatan karier.
  6. Memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada sekretaris tentang langkah-langkah dan tindakan-tindakan yang perlu dambil dalam bidang tugasnya.
  7. Menyiapkan laporan pelaksanaan tugas sub bagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan.